서울 노원구(구청장 오승록)는 기록물 담당 공무원의 문제의식과 끈질긴 개선 노력으로 그동안 외부업체에 의존해 오던 전자기록물 이관 업무를 별도 예산 투입 없이 자체 수행할 수 있는 체계로 전환했다고 밝혔다.

성과의 주인공은 구청 민원여권과에서 기록물 관리 업무를 담당하고 있는 황외정 주무관이다. 황 주무관은 전자기록물 이관 과정에서 반복적으로 발생하던 오류와 비효율을 개선하기 위해 자체 이관 프로세스 구축에 나섰다.

전자기록물은 구청과 동 주민센터의 행정 절차 전반에서 생산되는 공적 문서로, 일정 기간 구청 전산실에 보관된 뒤 서울시 기록물관리시스템(RMS)으로 이관된다. 지난해 노원구에서만 약 162만 건의 전자기록물이 생성됐다.

그러나 문서 생산·결재 시스템인 온나라시스템과 기록물관리시스템 간 이관 절차와 데이터 정합성이 충분히 확보되지 않아, 다수 자치구가 외부 용역에 의존하거나 이관을 장기간 미루는 실정이었다. 구 역시 2022년까지 매년 약 3,800만 원의 예산을 들여 외부 업체에 이관을 맡겨왔다.

조직개편과 업무량 증가로 기록물 생산량이 급증하면서 용역비 부담이 해마다 커지자, 황 주무관은 개선 방안을 모색했다. 2023년 4월부터 약 7개월간 구청 전자문서 결재 시스템과 기록물관리시스템 간 이관 가능 여부를 점검하며 데이터 처리 방식과 시스템 오류를 분석했다.

이후 여러 차례의 시행착오를 거쳐 자체 이관 체계를 마련한 황 주무관은 온나라시스템 사업단과 서울시 기록물관리시스템 유지보수 사업단에 기술 개선과 시스템 수정을 제안했고, 이는 실제 구축으로 이어졌다. 이 과정에서 황 주무관은 대학원 재학 시절 이수한 ‘전자기록물 연구’ 과정이 실무에 큰 도움이 됐다고 밝혔다.

이러한 노력의 결과, 구는 2023년부터 외부 용역 없이 자체적으로 전자기록물 이관을 수행하고 있다. 최근 4년간 절감한 용역비만 약 4억 원에 달한다. 전산장비 저장공간 확보 비용까지 고려하면 예산 절감 효과는 더욱 클 것으로 예상된다.

해당 성과가 알려지면서 같은 온나라시스템을 사용하는 인근 자치구들로부터 문의도 잇따르고 있다. 황 주무관은 업무 노하우를 공유해 예산 절감은 물론, 자체 이관을 통한 문서 보안 강화에도 기여하겠다는 방침이다.

오승록 노원구청장은 “한 직원의 문제의식과 끈질긴 노력이 행정 혁신으로 이어진 뜻깊은 사례”라며 “앞으로도 현장의 아이디어가 구정에 적극 반영될 수 있도록 지원하겠다”고 말했다.